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Die besten New Work Tools für Digital Agenturen.

Warum mit einem durchdachten New Work Ansatz auch new Tools und new Hardware einhergehen.

Michael Gattereder 20. Mai 2021

Mehr Freiraum durch flexiblere Arbeitsmodelle bedeutet auch höhere Anforderungen an unsere Arbeitswelt. Als Digitalagentur haben wir die Chance in unserer Branche technologischer Vorreiter zu sein und auch neue Innovationen auszuprobieren. Dabei stehen auch hier der Mensch und die Experience im Vordergrund. Tools und Hardware müssen das tägliche Arbeiten erleichtern, zuverlässig sein und auch Spaß machen.

Laptops, Smartphones und externe SSD Drives:

Starten wir mit unseren „Work-Horses“: den Laptops unserer Mitarbeiter*innen. Generell sind alle, mit Ausnahme der Video-Production-Unit, mobil unterwegs. Die Mitarbeiter*innen wählen zwischen Apple Macbook Air/Pro und Dell XPS. Das late 2020 MB Air/Pro mit der neuen M1-CPU verfügt über fabelhafte Akkulaufzeiten und stört nicht mehr durch laute Lüftungs-Geräusche, was für Video Calls ein enormer Vorteil ist – die Leute kommen mit einer Akkuladung selbst durch die längsten Videokonferenzen durch. Wir hatten auch nie Komptabilitäts-Probleme mit der Software oder dem Arbeiten auf 2 Screens. In der Kreation nutzen die Mitarbeiter*innen auch gerne externe USB-C Scandisk portablen SSD Drives, um größere Files und Projekte für das Home Office auch schnell öffnen zu können.

USB-C ist der neue Standard

Auf der Windows Seite empfehlen wir die 13“ Dell XPS – fabelhafte schlanke Screens, geringes Gewicht und ausreichend USB-C Anschlüsse (wichtig für Lademöglichkeiten in den Konferenzräumen, egal ob Mac oder Dell – Ladeanschlüsse sind jetzt mit USB-C gleich). Dazu moderne Dockingstations, Dell IPS Monitore und hochwertige Eingabegeräte für das Home Office.

Dazu gibt es Apple SE 2020 oder Android Samsung Mobilphones – das Sahren mit Air Drop ist bei Macbooks in Kombination mit iPhones genial. Vor allem Dokumente/Fotos oder Stories für Social Media Tasks, die über das Handy getestet oder gepublished werden. Auch das Aufsetzen/Löschen der Hardware hat sich in den letzten Jahren vom Aufwand minimiert und die Verwaltung mobiler Anschlüsse läuft problemlos über das B2B Provider Portal.

 

Video Screens

Aufgrund der steigenden Anzahl von Videokonferenzen haben wir sämtliche Besprechungsräume mit OLED oder QLED Bildschirmen von Samsung und LG ausgestattet.

Die drahtlose Verbindung klappt dank Apple Airplay und der nativen Lösungen unter Windows und Android schnell und unkompliziert. Auch den anfallenden Papiermüll konnten wir dank digitaler Flipcharts der Samsung Flip 2 Serie deutlich reduzieren- vorbei sind auch die Zeiten, in denen ein Flipchart mit dem Handy abfotografiert werden musste.

Konferenz Mikrofone und Lautsprecher

Als Konferenzmikrofone setzen wir seit kurzem auf portable Poly Synch 40 –  mit 3 Lautsprecher und 3 Mikrofone , dabei werden Hall und Rückkopplungen stark reduziert. Die Verbindung erfolgt kabellos über Bluetooth oder USB-C.

Bei Konferenz Kameras setzen wir auf die Jabra Panacast 180 Grad mit KI Steuerung dadurch schwenkt die Kamera automatisch auf die Person, die gerade spricht. Ideal für Konferenzen mit mehreren Teilnehmern in einem Raum.

Generell ist das Thema Akustik durch die steigenden Video Calls/Präsentationen ein nicht zu unterschätzendes Thema – wir rüsten hier unsere Konferenz Räume aktuell mit verschiedenen Akustik Paneelen aus, um Hall-Effekte noch weiter zu reduzieren und ein optimales Klangbild zu gewährleisten.

 

Das eigene Streaming Studio

Für Pitch Präsentationen und Streaming Workshops haben wir unser eigenes digital studio mit perfekter Ausleuchtung, Sony Cams, Green Screen, Mischpult, Monitoren und Funkmikrofonen. Perfekt für max. 2–3 Personen: Mehr dazu hier.

Software im digitalwerk

Prinzipiell setzen wir schon seit Jahren auf eine vollständige Cloudlösung – egal ob Fileserver oder Office 365 oder unserer eigens entwickelten Agentursoftware. Alles ist in der Cloud und in Österreich gehostet. Dank unseres Glasfaser Internetzugang im Office haben wir hier stetig gute Performance und der Zugang von zuhause ist dank VPN ebenfalls schnell und sicher gewährleistet.

 

Office 365/Outlook/MS-Teams

Die Kernapplikationen ist Office 365 mit Outlook gekoppelt an MS Teams für schnelle Temin Vereinbarungen und Abhalten der Video Calls oder Streaming Sessions. Wir empfehlen auch die mobile MS Outlook App für iOS und Android – ist besser als die nativen Apps (Kalenderfunktion bei Outlook usw.) Über Outlook steuern wir auch die Info- und Buchungs-Touchscreens der Konferenzräume und schaffen so eine effiziente Steuerung der Raumbuchungen.

Slack

Für schnelle interne Messenger Kommunikation empfehlen wir Slack – hier sehen wir klare Vorteile in der UX und in der Geschwindichkeit gegenüber MS Teams.

 

Eine Agentursoftware, für alle Aufgaben

Als Agentursoftwarenutzen wir eine eigens von uns entwickelte digitalwerk Cloud Applikation – egal ob Zeiterfassung, Projektmanagement, Buchhaltung, Budgetplanung/Controlling, Task-Management, File Server Integration und vieles mehr – alles unter einem Dach und paperless (auch zum Steuerberater und nein keine DATEV-Schnittstelle, sondern KI Belegs Erfassung und Verbuchung).
 

Eine Software für alle Aufgaben eben. Aber dazu wird es demnächst einen eigenen Beitrag geben – man könnte sogar einen eigenen Blog darüber starten, so umfangreich und genial ist dieses Masterpiece unter der Leitung von Robert Moick. Wir haben viel mit Asana, Jira, Sevdesk in Laufe der Jahre probiert – diese Lösungen waren für die Aufbauphase in der Agenturgruppe in Ordnung, aber kein Vergleich zu unseren heutigen Prozessen. Klingt interessant? Gerne plaudern wir über dieses Thema ausführlicher bei einem Kaffee bei uns in der Agentur.

Im Design und in der Motion Abteilung arbeiten wir vor allem mit Sketch, Premiere, After Effects und Photoshop 2021 CC. Auch hier bewähren sich die Cloud Lösungen, da wir immer am aktuellen Softwarestand arbeiten und Sketch hat die Arbeitsweise im Web- und Applikations-Design revolutioniert.

Natürlich gibt es noch spezielle Applikationen für Online & Performance Marketing, SEO, Marketing Automatisierung und Redaktionsplanung – auch dazu vielleicht an anderer Stelle mehr.

 

Unser Fazit:

New Work bedeutet auch New Tools – als Unternehmen müssen Sie sich auch technologisch kontinuierlich weiterentwickeln. Die Pandemie war sicher ein starker Trigger, wir im digitalwerk haben die wichtigsten strategischen und technologischen Schritte bereits vor 2020 gesetzt. Aber auch hier ist es wichtig eine gewisse Flexibilität sich zu bewahren. Wichtig ist dabei die Mitarbeiter*innen zu integrieren und zu ihren Erfahrungen zu befragen und im First Level Support (bei uns über Slack) schnell zu servicieren. Technologie ist 2021 kein Elfenbeinturm der Nerds und CTOs – wir erleben eine Demokratisierung in der Entscheidungsfindung – jedoch haben auch wir Budgets und Limits und nicht alles ist sofort sinnvoll und finanzierbar.

 

Das Beste kommt zum Schluss: Digiletten

Das wichtigste Tool – neben den klassischen Feel Good Faktoren wie eine große Gemeinschafts-Küche und ein Team-Essbereich mit Balkon – sind unsere hauseigenen gebrandeten Items, wie die „digiletten“ – der Mensch braucht trotz High Tech auch High Involvements und die sind manchmal ganz analog und das ist auch gut so.

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